コミュニケーションツールの使い方
最近は、チャットベースのコミュニケーションツールを活用する事例が増えてきたと思います。
メールでは挨拶などの余計な情報が入ったり、返信を繰り返していると本文が長くなって、情報が良くわからなくなってしまうことも度々発生します。
チャットツールでは、チャンネルやグループ機能などで、案件ごとやチームごとに情報を共有できます。ちょっとした質問や、できれば早く回答が欲しい場合はこちらを使うとよいと思います。
とはいえ、文字だけのやり取りは時間がかかりすぎる場合があります。そういった場合のみ、Web会議システムなど音声チャットを使うとよいと思います。
コミュニケーションツールの種類
チャットベースのコミュニケーションツールとしては
ChatWork
slack
が定番です。アプリもありますが、ブラウザのみでも使えます。
個人的な好みとしてはChatWorkがシンプルで好みですね。こういったツールを使ったことがない人でもわかりやすいと思います。
あと、Chatworkの良いところは、ToDoツールですね。チャットの発言をToDo領域に移すことができるので、今すぐ対応できないことは発言を切り取ってToDoツールのほうに書いておいて、今やっている内容がひと段落ついたら対応するというようにしておくと便利です。できるだけ早く対応してほしいものや、タスク管理する必要がないごくごく簡単な依頼に関してはToDoツールを利用するといいと思います。
slackもよいのですが、若干ごちゃごちゃしてアプリの仕様を理解していないとやたらとメールが飛んできたり設定変更が必須です。ただ、使いこなせればslackのほうが便利なことも多いと思います。
マイクロソフト Teamsなどもよいと思います。
また込み入った内容の場合はWeb会議系のアプリを使うとよいでしょう。
Web会議システムもいろいろあり、チャット系のアプリと連携するものもありますが、一番有名なのはなんといってもZoomでしょう。少人数なら無料で使えてPCならブラウザのみでも使えるので便利ですね。
ただ、どのシステムを使っても、今は多数の人が使っているようで通信品質があまりよくない場合が多いようです。音が途切れて何言っているかわからないみたいなことが頻発するようでしたら、挨拶が済んだら、カメラは切ったほうがいいと思います。必要な場合のみ、必要な人が画面共有するぐらいの使い方のほうが良いと思います。
どれも、基本使用料は無料でできますので、まずは使ってみるとよいと思います。
そして、重要なこととして、話したことや決まったことは次に説明するタスク管理ツールにまとめておく癖をつけましょう。
特に、Web会議の場合は音声なので記録が残りません。録音することもできることはできますが、検索が困難ですので、文章化したほうが良いと思います。
議事録でもいいんですが、システム開発の場合、前提として必要な情報が多いので、あとで議事録をみても何の話なのか分からなくなってしまうことがあります。
実際にコーディングする段階になって、あの件どうなったんだっけ？となって一から議事録を漁るのは無駄です。
そこで便利なのがタスク管理ツールです。タスクに紐づけて書いておけば、情報を一元管理できるので効率化が図れます。
それでは、次のセクションではプロジェクト・タスク管理ツールの解説を行います。
